Ostatnia aktualizacja: 13 sierpnia 2026 r.
Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy w sklepie h4f.pl, po co je przetwarzamy, komu je powierzamy, jak długo je trzymamy i jakie prawa Ci przysługują.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest H4F sp. z o.o. z siedzibą w Tychach, Al. Jana Pawła II 28, 43-100 Tychy, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000000000, NIP 0000000000, REGON 000000000.
Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@h4f.pl lub pisemnie na adres siedziby. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych – we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych możesz pisać na powyższy adres.
2. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Realizacja zamówienia i umowy sprzedaży, w tym produkcja personalizacji, wysyłka i obsługa płatności | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy | Przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat) |
| Prowadzenie konta w sklepie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną | Do usunięcia konta przez Ciebie lub na Twoje żądanie |
| Wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych, przekazywanie faktur do KSeF | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa, ustawa o VAT) | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Rozpatrywanie reklamacji i odstąpień od umowy | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny; art. 6 ust. 1 lit. f – obrona przed roszczeniami | Do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Przechowywanie plików projektów personalizacji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. f – obsługa reklamacji i ponownych zamówień | 24 miesiące od realizacji zamówienia, chyba że wcześniej poprosisz o usunięcie |
| Obsługa korespondencji i formularza kontaktowego | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes (udzielenie odpowiedzi) | 12 miesięcy od zakończenia korespondencji |
| Przypomnienie o porzuconym koszyku | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes (dokończenie rozpoczętego zakupu) | 90 dni od porzucenia koszyka |
| Newsletter i komunikacja marketingowa | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda | Do wycofania zgody |
| Statystyka odwiedzin prowadzona na naszym serwerze | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes (rozwój sklepu) | 12 miesięcy |
| Bezpieczeństwo sklepu, logi serwera, ochrona przed nadużyciami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes | 12 miesięcy |
3. Jakie dane zbieramy
- Dane zamówienia: imię i nazwisko, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu, a przy fakturze – nazwa firmy i NIP.
- Dane płatności: informacja o metodzie i statusie płatności. Nie przechowujemy numerów kart płatniczych – obsługuje je bezpośrednio operator płatności.
- Dane konta: adres e-mail, zaszyfrowane hasło, historia zamówień, zapisane projekty.
- Treść personalizacji: nazwiska, numery, daty, logotypy i grafiki, które przesyłasz lub układasz w Kreatorze projektu. Pliki te mogą zawierać dane osobowe – Twoje lub osób trzecich.
- Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, data i godzina wizyty, odwiedzone podstrony.
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Bez nich nie zrealizujemy zamówienia ani nie wystawimy faktury.
4. Odbiorcy danych
Twoje dane powierzamy podmiotom, które pomagają nam prowadzić sklep, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im zadań:
| Odbiorca | Rola | Zakres |
|---|---|---|
| SeoHost.pl sp. z o.o. | Hosting serwisu i poczty | Wszystkie dane przechowywane w sklepie |
| Stripe Payments Europe, Ltd. (usługa WooPayments) | Operator płatności kartowych | Dane transakcji, dane płatnika |
| PayPro S.A. (Przelewy24) | Operator płatności BLIK i przelewów | Dane transakcji, dane płatnika |
| InPost S.A. | Dostawa przesyłek i Paczkomaty | Dane adresowe, e-mail, telefon |
| Firma kurierska realizująca dostawę | Dostawa przesyłek | Dane adresowe, e-mail, telefon |
| Biuro rachunkowe | Obsługa księgowa | Dane z faktur i dokumentów sprzedaży |
| Krajowy System e-Faktur (Ministerstwo Finansów) | Odbiorca faktur ustrukturyzowanych | Dane z faktur – na podstawie obowiązku prawnego |
| Podwykonawcy usług znakowania | Wykonanie nadruku, haftu lub grawerunku | Treść projektu i numer zamówienia, bez danych kontaktowych |
| Dostawca usługi wysyłki e-mail (serwer SMTP) | Doręczanie wiadomości transakcyjnych | Adres e-mail i treść wiadomości |
Dane mogą zostać udostępnione również organom publicznym, gdy wynika to z obowiązujących przepisów.
5. Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady przetwarzamy dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeśli któryś z naszych dostawców – w szczególności operator płatności kartowych – przekazuje dane do państwa trzeciego, odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępnimy na żądanie przesłane na adres kontakt@h4f.pl.
6. Twoje prawa
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
- usunięcia danych – w zakresie, w jakim nie mamy obowiązku ich dalszego przechowywania,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie – w tym wobec marketingu bezpośredniego,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Żądanie zgłoś na adres kontakt@h4f.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania.
Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
7. Projekty i przesyłane pliki
Pliki personalizacji przechowujemy na naszym serwerze, w katalogu niedostępnym z poziomu wyszukiwarek. Dostęp do nich mają wyłącznie upoważnieni pracownicy oraz podwykonawcy realizujący znakowanie – zawsze na podstawie umowy powierzenia przetwarzania. Nie wykorzystujemy Twoich projektów w materiałach marketingowych bez odrębnej zgody.
8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
9. Pliki cookies
Zasady stosowania plików cookies i zarządzania zgodami opisuje osobny dokument: Polityka cookies.
10. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, narzędzia lub zakres usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a datę ostatniej zmiany podajemy na jej początku.